Datenschutzerklärung

für hausgeldabrechnung.com · Stand 19.10.2026

1. Verantwortliche

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist:

WEG Zahlenwerk
Inhaberin: Mihaela Graetz
Heulandhagen 1
21035 Hamburg
Deutschland
E-Mail: info@hausgeldabrechnung.com oder info@weg-zahlenwerk.de

hausgeldabrechnung.com ist ein Angebot von WEG Zahlenwerk.

2. Das Wichtigste in Kürze

• Wir verarbeiten Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu bearbeiten, Ihre Unterlagen für die kostenlose Ersteinschätzung durchzusehen und Ihnen ein Angebot zu machen.
• Für die Inhalte der hochgeladenen Unterlagen sind wir Auftragsverarbeiterin des Auftraggebers, für den Sie anfragen: der Gemeinschaft, der Hausverwaltung, des Verwaltungsbeirats oder bei einer Betriebskostenabrechnung der Eigentümer der vermieteten Wohnung oder des Hauses. Dafür gilt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV), den Sie beim Absenden annehmen.
• Für das Auslesen nutzen wir KI-Dienste von Mistral AI (EU-Server), OpenAI und Anthropic. Keiner nutzt die Daten zum Training. Bei OpenAI und Anthropic können Daten in die USA übermittelt werden.
• Ohne Auftrag löschen wir die Unterlagen 30 Tage nach dem Ergebnis der Ersteinschätzung, mit Löschprotokoll.
• Fragen Sie als Hausverwaltung über unser Formular an, laden Sie dort nichts hoch. Wir nutzen Ihre Angaben, um mit Ihnen Kontakt aufzunehmen und Ihnen ein Angebot zu machen.
• Google Analytics nutzen wir nur, wenn Sie im Einwilligungshinweis zustimmen. Ohne Ihre Zustimmung setzt die Website keine Cookies zur Analyse und lädt nichts von Google.

3. Zwei Rollen: für Ihre Angaben und für die Unterlagen

Ihre eigenen Angaben (Name, E-Mail, Telefon, Rolle, Firma) und die Kommunikation mit Ihnen verarbeiten wir in eigener Verantwortung. Dafür gilt diese Datenschutzerklärung.

Die Inhalte der hochgeladenen Unterlagen enthalten oft Daten anderer Personen, zum Beispiel von Eigentümern, Mietern oder Dienstleistern. Diese verarbeiten wir im Auftrag des Auftraggebers, für den Sie anfragen, nach dem AVV. Bei einer Betriebskostenabrechnung sind das die Eigentümer der vermieteten Wohnung oder des Hauses, also die Vermieterin oder der Vermieter. Verantwortlich ist dann der Auftraggeber. Er informiert die betroffenen Personen. Anfragen betroffener Personen leiten wir an ihn weiter. Wie wir mit diesen Daten umgehen, beschreiben wir hier trotzdem, damit alle Beteiligten es nachlesen können.

4. Website, Hosting, Cookies und Einwilligung

Hosting und Server-Protokolle. Website und Upload-Dienst laufen auf einem virtuellen Server bei Hostinger am Standort Frankfurt, Deutschland. Hostinger verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage seines Data Processing Addendum.

Beim Aufruf der Website verarbeitet der Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite oder Datei, übertragene Datenmenge, Referrer-URL, Browser und Betriebssystem sowie den Statuscode.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der sichere und stabile Betrieb der Website und die Abwehr von Angriffen. Die Protokolle werden größenbegrenzt rotierend gespeichert und beim Erreichen der Speichergrenze überschrieben. Länger speichern wir sie nur, wenn wir einen Sicherheitsvorfall aufklären müssen.

Die Schriften liegen auf unserem eigenen Server. Inhalte von fremden Servern lädt die Website nur, wenn Sie Google Analytics zustimmen.

Cookies, Speicher im Browser und Einwilligung. Speichern wir etwas in Ihrem Browser, weil es für eine von Ihnen genutzte Funktion technisch nötig ist, ist die Rechtsgrundlage § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und für die weitere Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Dazu gehört Ihre Wahl im Einwilligungshinweis: Wir legen sie im lokalen Speicher Ihres Browsers ab (localStorage), damit wir sie beachten und den Hinweis nicht bei jedem Aufruf zeigen. Google Analytics wird erst geladen, wenn Sie „Akzeptieren“ wählen. „Alle ablehnen“ hat keine Nachteile für die Nutzung der Website. Ihre Wahl können Sie jederzeit über „Datenschutz-Einstellungen“ in der Fußzeile ändern.

Google Analytics 4. Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir Google Analytics 4, um zu verstehen, wie die Website genutzt wird, und sie zu verbessern. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter nach den mit uns vereinbarten Datenverarbeitungsbedingungen. Erfasst werden:

• aufgerufene Seiten und der Zeitpunkt des Aufrufs,
• gekürzte Adressen der aufgerufenen und der vorherigen Seite ohne Suchparameter,
• Browser, Gerät und Betriebssystem,
• ungefähre Region,
• anonyme Schritte in der Anfrage, zum Beispiel welcher Schritt erreicht wurde, welcher Weg gewählt wurde und ob eine Anfrage erfolgreich abgesendet wurde,
• Klicks auf unsere E-Mail-Adresse, ohne die Adresse selbst.

Inhalte aus der Anfrage erfasst Google Analytics nicht: keine Eingaben in Formularfeldern, keine Dateinamen, keine Anfrage-Nummer, keine E-Mail-Adresse und keine Anschrift.

Nach Ihrer Einwilligung setzt Google Analytics die Cookies „_ga“ und „_ga_“ mit unserer Mess-ID, um Besuche und Sitzungen pseudonym zu unterscheiden. Wir begrenzen ihre Laufzeit auf höchstens zwölf Monate ab der ersten Einwilligung. Ihre IP-Adresse nutzt Google bei der Erhebung nur für eine ungefähre Ortsangabe und verwirft sie nach eigenen Angaben, bevor sie gespeichert wird. Wir nutzen keine User-ID, keine Google-Signale, keine detaillierten Standort- und Gerätedaten und keine Funktionen für Werbung. Die Ereignisdaten bewahrt Google für uns zwei Monate auf.

Rechtsgrundlage für das Speichern und Auslesen in Ihrem Browser ist § 25 Abs. 1 TDDDG, für die weitere Verarbeitung Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über „Datenschutz-Einstellungen“ in der Fußzeile widerrufen. Dann löschen wir die erreichbaren Analytics-Cookies, und die Messung endet. Zur Übermittlung in die USA siehe Abschnitt 10.

Speicher im Browser für die Anfrage. Nach dem Absenden legt die Anfrageseite einen Datensatz im Sitzungsspeicher Ihres Browsers ab (sessionStorage). Daraus zeigt die Bestätigungsseite die Anfrage-Nummer, Ihr Anliegen und die angenommenen und abgelehnten Dateien. Im Datensatz stehen außerdem, bei welchen Unterlagen Sie „Reiche ich nach“ oder „Habe ich nicht“ gewählt haben, sowie Ihr Vor- und Nachname, Ihre E-Mail-Adresse, Telefon, Firma und Rolle. Diese Angaben zur Person verwenden wir nur, wenn Sie auf „Weitere Anfrage stellen“ klicken: Dann füllen sie die neue Anfrage vor. Die Daten bleiben in diesem Browser-Tab und werden nicht an uns übertragen. Sie werden gelöscht, wenn Sie den Tab schließen. Mit „Angaben leeren“ löschen Sie die Angaben zur Person sofort. Zusicherungen, Häkchen und Unterlagen werden nie übernommen. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, weil der Speicher für die von Ihnen genutzte Funktion erforderlich ist, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, Ihnen die Bestätigung anzuzeigen und eine weitere Anfrage ohne erneute Eingabe zu ermöglichen. Cookies setzen wir dafür nicht.

5. Anfragen und Upload

Was wir verarbeiten:

• Ihr Anliegen (Abrechnung erstellen oder prüfen lassen, Betriebskostenabrechnung),
• Angaben zur Gemeinschaft: Anschrift, Zahl der Einheiten, Abrechnungsjahr und gegebenenfalls weitere Abrechnungsjahre, Ausgangslage,
• bei einer Betriebskostenabrechnung stattdessen: Anschrift der Wohnung, Abrechnungsjahr und Zahl der vermieteten Wohnungen,
• Angaben zu Ihnen: Name, E-Mail-Adresse, Telefon (freiwillig), Rolle, bei Hausverwaltungen Firma und Ansprechpartner,
• die hochgeladenen Dateien,
• den Nachweis über Ihre Zusicherung und die Annahme der Nutzungsbedingungen mit AVV: Zeitpunkt, angenommene Fassung, Name, Rolle und IP-Adresse.

Wofür: um Ihre Anfrage zu bearbeiten, die Unterlagen für die Ersteinschätzung durchzusehen, Ihnen ein Angebot zu schicken und nachweisen zu können, dass der AVV geschlossen und die Daten fristgerecht gelöscht wurden.

Rechtsgrundlagen: Für Ihre Angaben Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartner werden. Handeln Sie für eine Gemeinschaft oder eine Firma, stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist es, die Anfrage des von Ihnen vertretenen Auftraggebers zu bearbeiten. Für den Nachweis gilt Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 5 Abs. 2 und Art. 28 Abs. 9 DSGVO sowie ergänzend lit. f (Nachweis und Verteidigung von Ansprüchen). Für die Inhalte der Unterlagen gilt der AVV (Abschnitt 3).

Pflichtangaben: Name, E-Mail, Rolle, Anschrift, Abrechnungsjahr und die Zahl der Einheiten bzw. bei der Betriebskostenabrechnung der vermieteten Wohnungen brauchen wir, um antworten zu können. Ohne sie lässt sich die Anfrage nicht absenden.

Schutz vor Missbrauch: Der Upload-Dienst begrenzt die Zahl der Anfragen je IP-Adresse und nutzt ein für Menschen unsichtbares Feld gegen automatisierte Einsendungen. Die IP-Adresse wird dafür nur kurz im Arbeitsspeicher gehalten, höchstens 24 Stunden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der Schutz des Dienstes.

Anfrage für Hausverwaltungen. Hausverwaltungen fragen über ein eigenes Formular auf der Seite „Für Hausverwaltungen“ an. Dort laden Sie keine Unterlagen hoch und schließen keinen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Wir verarbeiten:

• den Namen der Verwaltung, Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer,
• die Leistungen, die Sie interessieren,
• wenn Sie sie angeben: die ungefähre Zahl der Gemeinschaften und Einheiten, Ihre Verwaltungssoftware und Ihre Nachricht.

Wir nutzen die Angaben, um mit Ihnen Kontakt aufzunehmen, Ihre Anfrage zu besprechen und Ihnen ein Angebot zu machen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie die Verwaltung selbst als Einzelunternehmen führen. Sonst stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist es, die Anfrage der Verwaltung zu beantworten.

Pflichtangaben sind der Name der Verwaltung, Vor- und Nachname, E-Mail, Telefon und mindestens eine Leistung. Die Telefonnummer brauchen wir für einen kurzen Rückruf. Alle übrigen Angaben sind freiwillig.

Der Upload-Dienst nimmt die Anfrage an, vergibt eine Anfrage-Nummer und gibt sie intern an unsere selbst betriebene Automatisierung n8n weiter (Abschnitt 9). n8n schickt Ihnen eine Eingangsbestätigung und leitet die Anfrage an unser Postfach in Microsoft 365 weiter. Danach löscht der Upload-Dienst seine Kopie, im Normalfall nach wenigen Minuten, spätestens nach 72 Stunden. KI-Dienste setzen wir für diese Anfragen nicht ein. Der Schutz vor Missbrauch gilt wie oben. Wie lange wir die Anfrage aufbewahren, steht in Abschnitt 11.

Bitte schicken Sie uns über das Formular keine Daten von Eigentümern, Mietern oder anderen Personen. Unterlagen tauschen wir erst nach dem Gespräch auf einem eigenen Weg aus.

6. Weg der Unterlagen und Ersteinschätzung

Ihre Unterlagen werden verschlüsselt übertragen, auf Schadsoftware geprüft und in einem zugriffsbeschränkten Bereich bei Microsoft abgelegt. Der Upload-Dienst löscht seine Kopie spätestens nach 72 Stunden. Für die Ersteinschätzung lesen KI-Dienste die Unterlagen aus (Einzelheiten in Abschnitt 9 und 10). Keiner dieser Dienste nutzt Ihre Daten zum Training. Besonders geschützte Daten, etwa zur Gesundheit, schwärzen wir vorher oder nehmen das Dokument heraus. Jedes Ergebnis prüft ein Mensch, bevor es an Sie geht. Eine automatisierte Entscheidung nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

7. E-Mail-Kommunikation

Eingangsbestätigung, Ergebnis der Ersteinschätzung, Angebot und weitere Nachrichten versenden wir über Microsoft 365 (Exchange). Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO wie in Abschnitt 5.

Schreiben Sie uns eine E-Mail, etwa zur laufenden Buchhaltung oder für ein individuelles Angebot zur Betriebskostenabrechnung, verarbeiten wir Ihre Angaben und den Inhalt der Nachricht, um Ihnen zu antworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um einen Vertrag geht, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist es, Ihre Nachricht zu beantworten. Angebote und Auftragskorrespondenz sind Geschäftsbriefe, für die gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten (Abschnitt 10).

8. Nach der Annahme eines Angebots

Nehmen Sie ein Angebot an, verarbeiten wir die Unterlagen für den Auftrag weiter. Dafür gelten das Angebot, unsere AGB und der AVV. Rechnungs- und Zahlungsdaten verarbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.

Für die Erstellung oder Prüfung setzen wir dieselben KI-Dienste ein wie in der Ersteinschätzung (Abschnitte 6 und 9).

Arbeiten wir auf Wunsch einer Hausverwaltung mit einem eigenen Zugang direkt in ihrer Verwaltungssoftware, gilt dafür der Vertrag zur Auftragsverarbeitung, den wir mit der Verwaltung schließen.

9. Empfänger und Dienstleister

Diese Dienstleister verarbeiten Daten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter:

• Hostinger International Ltd.: Server in Frankfurt für Website, Upload-Dienst und unsere selbst betriebene Automatisierung n8n. n8n ist nur in einem privaten Netzwerk erreichbar.
• Microsoft Ireland Operations Ltd.: Microsoft 365 für E-Mail (Exchange) und für den zugriffsbeschränkten Ablagebereich der Unterlagen (SharePoint) mit Prüfung auf Schadsoftware.
• Mistral AI SAS: Auslesen der Unterlagen über den EU-Endpunkt, ohne Speicherung beim Dienst (Zero Data Retention).
• OpenAI Ireland Ltd.: Auslesen der Unterlagen über die Programmierschnittstelle (API).
• Anthropic Ireland, Limited: Auslesen der Unterlagen über die Programmierschnittstelle (API).
• Google Ireland Limited: Google Analytics, nur mit Ihrer Einwilligung (Abschnitt 4).

Die KI-Dienste nutzen wir für Ersteinschätzung und Auftrag. Keiner von ihnen nutzt die Daten zum Training.

Daneben erhalten Steuerberatung, Rechtsberatung und Behörden Daten, soweit das erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Eine Weitergabe zu Werbezwecken erfolgt nicht.

10. Drittländer

Hostinger und Mistral verarbeiten die Daten in der EU. Microsoft speichert die Daten nach unserer Einstellung innerhalb der EU Data Boundary. Begrenzte Zugriffe oder Übermittlungen außerhalb der EU sind nach der Microsoft-Dokumentation möglich. Sie stützen sich auf das EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln.

OpenAI und Anthropic können Daten außerhalb des EWR verarbeiten, insbesondere in den USA. Grundlage sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission in den Auftragsverarbeitungsverträgen der Anbieter.

Google kann Daten aus Google Analytics auch in den USA verarbeiten. Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, nach dem Google LLC zertifiziert ist, ergänzend die Standardvertragsklauseln in den Datenverarbeitungsbedingungen von Google.

11. Speicherdauer

Bei einem Rechtsstreit oder einer behördlichen Anforderung kann die Löschung für die nötige Zeit ausgesetzt werden.

12. Datensicherheit

Wir schützen die Daten unter anderem durch verschlüsselte Übertragung (TLS), Zugriffsbeschränkungen, Mehrfaktor-Anmeldung, einen nicht öffentlich erreichbaren Automatisierungsserver, Virenprüfung und Protokolle ohne Dateiinhalte und Namen.

13. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Eine Einwilligung, etwa für Google Analytics, können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), am einfachsten über „Datenschutz-Einstellungen“ in der Fußzeile. Eine formlose Nachricht an info@hausgeldabrechnung.com genügt.

Sind Sie als Eigentümer, Mieter oder Dienstleister in den Unterlagen genannt, wenden Sie sich bitte an den Auftraggeber: die Gemeinschaft, die Hausverwaltung oder als Mieterin oder Mieter an Ihre Vermieterin oder Ihren Vermieter. Erreicht uns Ihre Anfrage, leiten wir sie dorthin weiter.

14. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Verarbeiten wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

15. Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für WEG Zahlenwerk zuständig ist:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22
20459 Hamburg
mailbox@datenschutz.hamburg.de

16. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Abläufe, Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern. Maßgeblich ist die hier veröffentlichte Fassung. Ältere Fassungen senden wir Ihnen auf Wunsch zu.